MANUAL PARA IMPORTAR FACTURAS Y BOLETAS DE VENTAS POR EXCEL

• Paso 1: Ingresar al módulo de contabilidad:

  

• Paso 2: Ingresar al menú Contabilidad > Importar Facturas:

  

• Paso 3: Descargar los formatos respectivos de lo que se va a subir:

  • Si va a subir facturas de cliente, entonces elegir Factura de Cliente > Diario: Factura de cliente (PEN) y descargar formato:

    - El diario factura de cliente es para los tipos Notas de crédito de cliente, Nota de débito de cliente:

  • Si va a subir facturas de proveedor, entonces elegir factura de proveedor > Diario: Factura de proveedor (PEN) y descargar formato:

    - El diario factura de proveedor es para los tipos Notas de crédito de proveedor, Nota de débito de proveedor:

• Paso 4: Llenar los registros en el formato.

• Paso 5: Realizar validaciones del registro que hemos llenado en el formato:

  • Paso 1: Descargar los contactos -> Ingresamos al módulo contactos > modo lista:

    

  • Paso 2: Realizamos un filtro por: NIF - está establecida(o):

    • Para ello ingresamos a filtros > Añadir filtro personalizado:
    - Buscamos el campo NIF: - Seleccionamos está establecida(o):

  • Paso 3: Realizamos otro filtro por empresa relacionada que no esté establecido:

    - Esto se realiza con el fin de exportar contactos principales.

  • Paso 4: Seleccionamos todos los contactos y exportamos:

    

  • Paso 5: Seleccionamos la exportación guardada llamada CONTACTOS y exportamos:

    

• Paso 6: Abrimos el archivo de contactos que hemos exportado y buscamos que no hayan duplicados en la columna NIF:

  • Para lo cuál ingresamos a la ruta que indica la imagen y clic en aceptar:

    

  • Establecemos filtros en los encabezados y filtramos los duplicados si es que hay:

    

  • Si hay duplicados se pintarán de color rosado, entonces, se debe eliminar esas líneas, seleccionamos todas las líneas que sean de color rosado y eliminamos:

    

    De esa manera el excel ya no tendrá duplicidad y tampoco deben haber campos vacíos.

• Paso 7: Eliminamos la primera columna del archivo Excel que hemos descargado de los contactos:

  

• Paso 8: El archivo excel de contactos limpio (sin duplicados, sin la primera columna) lo pasamos al formato de factura de clientes que hemos descargado al inicio:

  - Para ello clic derecho sobre el nombre de la hoja y clic en mover o copiar: - Seleccionamos el libro del formato de las facturas de cliente que el nombre generalmente es: template_fomate_ventas.xlsx: - Clic en aceptar: - Cambiamos el nombre de la hoja a **Contactos**:

• Paso 9: Realizamos una validación dentro del formato de facturas de cliente que es la hoja (World):

  • Agregamos una nueva columna después de socio, le asiganmos un formato de celda general:

    

  • Realizamos una búsqueda por función: BuscarV, en el campo de matriz tabla se debe ingresar el valor de todas las celdas de las 2 primeras columnas de la hoja de contactos:

    

  • Nombramos a la columna como Socio Comprobado (Socio C):

    

  • Si se observa vemos que no encuentra ninguno, es decir, que ningún socio existe, pero ello es porque el campo socio está como dato general y debe ser dato tipo texto:

    • Para cambiar el tipo de dato, debemos seleccionar todos los valores de la columna, solo valores no encabezado, ingresar al menú Datos y elegir Texto en columnas:
    
    • En calificador de texto elegimos comilla simple y clic en siguiente:
    
    • Clic en texto y finalizar:
    
    • Observamos que realizando ello, la columna Socio C encuentra los datos del socio:
    - Como última verificación es buscar si dentro de la columna Socio c hay uno que no existe **(#N/D)**:

• Paso 10: Verificamos la serie que se va a subir, en este caso si están subiendo series históricas, esas series deben existir en Anka como históricas, para ello realizamos lo siguiente:

  • Ingresar al módulo contabilidad > Configuración > Series:

    

  • Dentro de series buscamos la series que vamos a subir, para este ejemplo las series que se están subiendo son E001 y EB01:

    

• Paso 11: Verificar que la sucursal exista en el sistema Anka e ingresar el nombre tal cuál como está en el sistema Anka:

  • Para ello, ingresar a ajustes > Menú Usuarios y compañías > Sucursal, para este ejemplo, en el excel muestra 2 sucursales-> PLANTA y SURCO SALUD:

    • Sucursal PLANTA:
    - Sucursal **SURCO SALUD**:

  • De esta manera respetando mayúsculas se debe ingresar en Excel:

    

• Paso 12: Con respecto a la columna precio, siempre en positivo y no 0:

  

• Paso 13: Con respecto a la columna impuesto, debe estar escrito tal cuál como está en Anka.

• Paso 14: Validar información de la columna productos. Es importante mencionar que el sistema no acepta como valor el código de barras, como se muestra en la imagen:

  

  • Por lo tanto, se debe realizar una validación de la información de los códigos de barra de los productos con la referencia interna del producto que si lee el sistema:

    • Para ello agregaremos otra columna a lado de la columna PRODUCTO y la nombraremos como PRODUCTO C:
    

  • Ingresamos al módulo Inventario > Datos Principales > Productos:

    

  • Habilitamos la vista lista y realizamos el filtro por Cuenta Analítica:

    

  • Exportamos la información filtrada: Seleccionamos todo > Acción > Exportar:

    

  • Elegimos la exportación guardada nombrado como PRODUCTOS - CUENTA ANALITICA:

    

• Paso 15: Movemos lo exportado de productos a la hoja de trabajo que es libro template_formate_ventas, para ello clic derecho sobre el nombre de la hoja que se ha exportado de Productos - Cuenta Analítica y seleccionamos mover o copiar:

  - Lo nombramos como productos servicios: - Ubicamos a la hoja World como primera hoja. - Verificamos que las columnas código de barras y referencia interna tengan valores en todas las filas (celdas) para facilitar esa búsqueda ponemos filtros a los encabezados y verificamos que no hayan duplicados como se hizo anteriormente con los contactos:

• Paso 16: Realizar un cruce de información de la hoja de trabajo con la hoja exportada de productos-servicios:

  • Para ello nos situamos en la primera hoja (World) y en la primera celda de la columna Productos C, y damos clic sobre el ícono de función:

    

  • Una vez realizado la acción anterior, mostrará un wizard como muestra la imagen y seleccionamos BUSCARV y Aceptar:

    

  • En valor buscado elegimos la celda del producto con código de barra:

    

  • En el campo Matriz_tabla ingresamos las celdas: código de barras - Referencia interna - Cuenta Analítica/Cuenta Analítica - Cuenta Analítica/Referencia de la hoja PRODUCTOS SERVICIOS y borramos el identificados del número de fila y solo lo dejamos con las letras para que de esta manera pueda tomar todas las filas de las columnas elegidas:

    

  • En el campo Indicador_columnas ingresamos 2 y en rango 0:

    

  • Jalamos el valor para todas las filas.

• Paso 16: Verificamos la cuenta analítica:

  • Creamos otra columna a lado de Cuenta Analítica y la nombramos Cuenta Analítica C y otra columna para ver si es igual:

    

  • Copiamos y pegamos lo mismo que la primera celda de la columna Productos C y cambiamos la columnas 2 por la columna 4:

    • Valor 2:
    - Valor 4: - Jalamos la misma acción para todas las filas: - En la columna igual verificamos que ambas columnas estén igual, ingresando la función que indica la imagen: - Si todas las celdas de la columna C tiene 1 es porque está igual, entonces podemos eliminar esta columna igual, si sale 0 es porque difieren, revisar.

• Paso 17: Guardamos el archivo que contiene la hoja World como primera hoja y se crea una copia del archivo para subir la información.

  • Ingresamos al archivo copia y seleccionamos todas las celdas (menos lo encabezados), copiamos (Ctrl + C):

    

  • Nos situamos en la primera celda del archivo, clic derecho y pegamos como valor:

    

  • Una vez realizado eso, eliminamos las columnas Socio C, Productos y Cuenta analítica C.

  • Después, eliminar la hojas que hemos estado trabajando, para solo dejar la hoja World y poder subirlo porque ahí se encuentra la información correcta:

    

• Paso 18: Ingresamos al sistema > Módulo contabilidad > Contabilidad > Importar Factura:

  

• Paso 19: Seleccionar Factura de cliente en tipo y diario, seleccionar borrador en estado de la factura importada y clic en Suba su archivo:

  

• Paso 20: Seleccionar el archivo limpio que contiene solo la hoja World y clic en importar:

  

• Paso 21: Verificar la información que se ha subido, para ello ingresamos a las facturas de cliente y realizamos los filtros que indica la imagen:

  

• Paso 22: Otra forma de verificar es por la cantidad de registros que se ha subido y verificar cuantas líneas hay en Excel:

  - Archivo Excel, vemos que hay 73 filas pero una es del encabezado, por lo tanto son 72 filas de registros, entonces todo está correcto:

• Paso 23: Verificar el total de todos los montos de los registros:

  • Archivo Excel:
  - Sistema Anka, para ello agrupamos por **Fecha de emisión por Mes** y verificamos que el monto Total sea lo mismo que el monto de Excel:

• Paso 24: El equipo de Anka, estableció un filtro directo para ver las facturas y boletas que se ha subido en esta importación:

  • Para ello debe ingresar a favoritos y seleccionar el filtro: Facturas y boletas creadas por dev Enero 2026:
  

• Paso 25: Si alguna factura es gratis, debemos ingresar a esa factura y cambiar el tipo de descuento (tipo Desc.) a gratuita:

  

• Paso 26: Confirmar facturas borrador:

  • Para ello, seleccionamos todo y clic en Acción > Confirmar facturas borrador:
  

PROCESO TERMINADO